أنظمة الأعمال الداخلية

معظم المؤسسات تعمل على خليط من جداول البيانات وسلاسل البريد وأداة عامة تناسب نصف الاحتياج وكثير من المعلومات المحفوظة في رؤوس قلة من الناس. تتكرر البيانات، وتضيع الموافقات، ويستغرق تجميع التقارير أياماً، ولا يستطيع أحد أن يقول بثقة ما الوضع الحالي لأي شيء.

في إدارة الحالات والطلبات، وتتبع المخزون والأصول، وإجراءات الموارد البشرية والإجازات، والمشتريات والموافقات، وسجلات العملاء، والجدولة، والتقارير الإدارية. ويكون أكثر وضوحاً في نهاية الشهر، وخلال التدقيقات، وكلما كان موظف أساسي في إجازة.

نبدأ بفهم الإجراء كما يُنفَّذ فعلاً، لا كما يصفه الهيكل التنظيمي. ثم نبني نظاماً حوله: سجلات واضحة، وأدوار وصلاحيات، وموافقات مع سجل تدقيق، وتقارير تأتي من البيانات لا من عطلة نهاية أسبوع أحدهم. نتكامل مع الأدوات التي ستحتفظ بها، ونصمم لمن سيستخدم النظام ثماني ساعات يومياً.

استكشاف قصير مع من يؤدون العمل ينتج نسخة أولى محددة النطاق تستبدل الجزء الأكثر إيلاماً من الإجراء الحالي. نسلّم هذه النسخة أولاً، ونضعها قيد الاستخدام، ثم نوسعها في دورات. ويُخطط لنقل البيانات من جداول البيانات والأدوات الحالية كجزء من العمل، لا يُترك للنهاية.

نظام واحد مرجعي للإجراء، تملكه أنت.

• تطبيق ويب ثنائي اللغة مع أدوار وموافقات وسجل تدقيق
• بيانات منقولة وتكاملات مع الأنظمة التي تحتفظ بها
• تقارير وتصدير للبيانات، ووثائق وتدريب للمسؤولين

وقت أقل في ملاحقة المعلومات ووقت أكثر في استخدامها. أخطاء أقل، وموافقات أسرع، وتقارير محدّثة، وإجراء يستمر في العمل حين يغيب شخص أساسي.